O processo de matrículas é um dos momentos mais estressantes de uma escola, independente do seu tamanho. O objetivo principal desse período é garantir que o máximo de pessoas se inscrevam e realizem os pagamentos. Além disso, também é importante que o atendimento ao público seja excelente, pois esse é o primeiro ponto de contato que o futuro aluno tem com a instituição.
Para facilitar esse processo de matrículas, muitas instituições decidem inovar e fazer o processo pela internet. Isso é excelente, pois garante que o aluno não precise ir até um endereço físico para completar o processo. Acontece, porém, que algumas escolas pecam na hora de escolher qual ferramenta usar para fazer a inscrição dos seus alunos.
Com uma rápida busca na internet, é possível encontrar alguns sistemas de vendas de ingresso ou entradas de eventos. Eles são uma boa opção para quem deseja organizar shows, festas e atividades pontuais. Muitas instituições acabam escolhendo justamente essas alternativas para realizar as suas inscrições de cursos.
Apesar de esses sites funcionarem muito bem para eventos sociais, eles não são a melhor alternativa para as escolas. Isso porque não foram criados com o objetivo de servir como uma ferramenta para instituições educacionais.
As escolas e instituições que oferecem cursos frequentes são cheias de peculiaridades. Por conta disso, precisam de uma plataforma de matrículas que leve as suas características em consideração.
O que levar em consideração na hora de escolher uma ferramenta de inscrições para os cursos da sua escola
Na hora de escolher uma ferramenta para organizar as suas matrículas, pense em quais são os desafios enfrentados durante o período de inscrições. Em geral, uma instituição precisa de algumas coisas básicas para que esse processo funcione adequadamente, como:
Criação de turmas
A sua escola conta com cursos que vão ter turmas diferentes, como da manhã ou da tarde, por exemplo? Então é importante que essas alternativas sejam claras no momento da matrícula.
Organização de conteúdo programático
Os alunos precisam ter noção do que de fato vão aprender na instituição. Por isso, a ferramenta usada precisa demonstrar claramente qual é o conteúdo programático.
Solicitação de dados específicos
Para se inscrever num determinado nível, o aluno precisa compartilhar o seu histórico escolar ou profissional. A plataforma de matrículas escolhida deve captar essas informações, sem que uma pessoa precise entrar em contato com o futuro aluno para pedir esses dados.
Assinatura de contratos
Para validar uma inscrição, é importante que o aluno assine um contrato. A ferramenta que você escolher deve oferecer esse processo de validação de contrato de um jeito fácil, com certificação digital.
Acompanhamento de pagamentos
Um dos objetivos principais do período de matrícula é fazer com que os alunos realizem o pagamento que garante a inscrição no curso. Caso isso não seja feito, é importante ceder essa vaga para outro interessado. Sabendo disso, a sua ferramenta de inscrições precisa compartilhar com clareza quais são os inscritos que já realizaram o pagamento e os que ainda estão devendo.
Com essas informações, podem ser enviadas ações de marketing encaminham lembretes para quem não ainda não realizou o pagamento. Tudo isso de maneira automática, sem que alguém do seu time precise gastar tempo com esses detalhes.
Que ferramenta oferece todas essas funcionalidades?
A EngagED é uma plataforma de matrículas que oferece todas essas funcionalidades e muito mais. Ela é rica para esse contexto porque foi criada especialmente para as instituições de ensino e organizações que têm a educação como foco.
Para chegar nas melhores soluções possíveis para as escolas, o time da EngagED conversou com uma série de figuras envolvidas no contexto educacional. Todas as ideias e feedbacks desses profissionais foram mapeados por meio de jornadas de Service Design. Isso permitiu que a EngagED nascesse como uma plataforma feita sob medida para as necessidades e as demandas do mercado educacional.
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